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Home Office – Sua empresa estava preparada? – Dicas

30 de março de 2020 | Sem categoria | samaadmin

Com a quarentena decretada muitas empresas tiveram que correr contra o tempo para colocar seus colaboradores em Home Office e com o Grupo Samá não foi diferente. Mas a sua empresa estava preparada para isso?

Vou falar um pouco aqui de como a Samá contabilidade está lidando com a sua equipe 100% em home office.

Sabemos que a tecnologia é algo que vem tomando conta a cada dia e a Samá Contabilidade vem nos últimos anos se adaptando e buscando tecnologias que ajudem nossos colaboradores nos seus processos de trabalho e nossos clientes no envio de documentos com maior facilidade. Vamos colocar aqui abaixo alguns pontos que estão nos ajudando nesse momento de home office:

1. Contratamos uma empresa de TI: hoje contamos com a Agência Innovarte e uma equipe interna de TI que conduzem toda parte de tecnologia do grupo, dando suporte ao usuário e aos nossos clientes, buscando sempre novos programas que ajudem nossa equipe e clientes. Nesse momento eles que cuidaram de toda implementação do home office e fazem o monitoramento diário e em tempo real de possíveis instabilidades. 

Dica: sabemos que na atual situação contratar uma empresa seria inviável para alguns, porém ter um profissional de TI interno é de extrema importância para o gerenciamento e pesquisa de novas tecnologias que ajudem no processo;

2. Não trabalhamos com papel: muitos ao ler isso devem pensar “como assim uma contabilidade não trabalha com papéis?”, o mundo tem se tornado cada dia mais online, e muitos clientes já entendem isso e não nos enviam papéis, mas sim arquivos. E para os que ainda enviam papel, nós temos o processo de recebe-los, escaneamos toda documentação e devolvemos ao cliente. Assim diminuímos em muito o número de armários e pasta no escritório. Para isso contamos com um programa de escaneamento e arquivamento desses documentos, quando é necessário procurar algo, o colaborador entra no sistema e consegue procurar por data, tipo, nome etc…

Dica: arquivamento e procura de documentos demanda tempo, e papéis podem ser perdido ou rasgados, eles estando arquivados em nuvem a otimização de trabalho e de espaço é muito maior. Em tempo de home office se um cliente necessitar de algum documento, o colaborador consegue ter acesso sem problemas.

3. Trabalhamos com o Digitais-e: o Digitais consiste em um programa totalmente em nuvem para armazenamento de documentos fiscais. Assim nosso cliente consegue enviar por meio de um login próprio os xml’s das suas Notas ficais, também podendo ter todo acesso para buscar, imprimir e filtrar suas notas, sejam elas NFe, NFCe, NFSe e CTe. E nossa equipe no escritório ou em home office consegue o ter acesso a todas as informações necessárias de cada cliente, agilizando o processo.

Dica: não estamos aqui para fazer propaganda, mas sim para mostrar ferramentas úteis que estão atendendo nossa necessidade de trabalhar de casa, o Digitais foi um programa que atendeu nossas expectativas. Ele tem 1 mês gratuito para testes.

4. Colaboradores com acesso: para trabalhar de casa não existe mágica, nossos funcionários necessitam ter acesso ao sistema, portanto nosso TI colocou acesso remoto em todos computadores, para que assim o trabalho possa ser realizado de forma rotineira, mas com toda segurança necessária com as informações e acompanhamento 24 horas.

Dica: a principal dica aqui é com certeza é pensar na segurança, por esse motivo é de extrema importância ter alguém de TI nesse processo.

5. Como os clientes falam conosco: desde o começo do ano a Samá vem implementando a telefonia IP, que consiste em ter o seu telefone/ramal no computador de forma digital, ninguém iria imaginar essa pandemia, mas essa implementação vem nos ajudando em muito em manter um contato ativo com nossos clientes mesmo em home office. Além disso contamos com outros canais de comunicação como: whatsapp business, e-mail, site e nossas Redes Sociais (@samacontabilidade).

Dica: a telefonia IP talvez seja algo que tenha que ser bem pensado e implementado aos poucos, mas é de extrema importância que os colaboradores estejam sempre ligados nos e-mails e que o site e Redes sociais estejam sempre atualizados e com a administração em dia.

6. E se forem necessárias reuniões: totalmente online, existem diversas plataformas que suprem essa necessidade, onde podem ser feitas salas fechadas com as pessoas que irão participar da reunião.

Dica: essa dica é muito mais de caráter pessoal, nunca se sabe quando você irá precisar participar de uma reunião, então é de extrema importância que no home office, você arrume um local para montar seu computador e que esteja sempre vestido como se fosse trabalhar, nada de pijamas, manter o profissionalismo mesmo no home office é essencial.

7. Controle e gestão de processos: as equipes estão longe e é necessário se controlar o andamento do trabalho, por isso na Samá temos ferramentas de gestão de processos, alem de controlar o envio de declarações e impostos, as tarefas que temos que desenvolver.

Dica: tem muitas ferramentas que podem te ajudar, tais como TRELLO, GOOGLE Docs, e etc, veja a que mais lhe apraz e use e abuse. Por mais que a equipe longe pareça que ninguém está trabalhando, estas ferramentas ajudam a evitar que seus colaboradores fiquem atendendo telefones ou Whatsapp dos encarregados perguntando como está o trabalho.

Contamos com muitas outras ações que estão sendo testadas, e muitos problemas podem sim acontecer, pois dependemos de fatores externos, como por exemplo a velocidade da internet ou instabilidades.

Home Office não é férias, os horários e metas podem e devem ser cobrados. No mais a Samá Contabilidade entende que a saúde e segurança dos nossos colaboradores é de extrema importância, mas o trabalho não pode parar, pois temos prazos. Mas estamos fazendo nossa parte para que assim todos possa voltar o mais breve ao normal.

Pessoal, usem a abusem da tecnologia que pode nos ajudar, mantenha se próximo da sua equipe, use vídeo conferencia pra diminuir a sensação de isolamento, mas não abuse pra que o povo consiga trabalhar.

Esperamos ter ajudado um pouco em compreender o Home Office da Samá e com algumas dicas importantes para manter a rotina, lembrando que alguns impostos não foram prorrogados.