Chegou um fiscal na empresa, e agora ?


O assunto fiscal é igual a gravidez e doença, todo mundo já ouviu alguma história drástica a respeito, algo que aconteceu com a tia, vizinho, primo distante de alguém e são os tipos mais desastrosos que já vimos, empresas fechadas, empresários presos, dívidas milionárias, inquéritos policiais e todo tipo de agrura que estes os fiscais do governo são capazes de afligir nossas almas. Bom posso dizer que nestes 15 anos trabalhando com empresa contábil, já vi muita coisa. E como este assunto ainda é algo muito “místico”, vamos desmistificá-lo um pouco.

Bom o primeiro princípio que devemos pensar nessa hora é “ Quem não deve, não teme…”, mas, como ter certeza que não se deve algo? É importante saber se quem lhe ajuda com sua documentação fiscal, contábil e trabalhista (escritório de contabilidade) tem estrutura para oferecer esse “escudo contra esses problemas”, que nada mais é que entender bem a sua operação e te orientar e cumprir todas as regras para isso. Mas a culpa não é só do seu contador, ele é um grande aliado, mas precisamos colaborar.

Antes de entrar em aspectos um pouco mais técnicos vou deixar uma dado baseado em experiência pessoal, diferentemente de alguns anos atrás (mais de 10), a atitude do fiscal tem mudado muito, é muito legal vermos que eles tem adotado uma postura muito mais educativa do que punitiva, e em muitos casos, onde não se percebe uma má fé do empresário, e sim um erro por um pequeno descuido, é comum ver que eles aliviam muito e dão condições de reparação antes de aplicar multas e tomar medidas mais complexas. É importante ressaltar que, estou falando de pequenos problemas, ou seja, algo que não ofereça riscos à segurança e saúde do público, o fiscal não irá aliviar se estiver vendendo comida estragada ou que sua atividade pode gerar um incêndio e deste modo afetar a vida de muita gente ao seu redor.

Bom vamos lá, O Fiscal… onde vivem? O que comem? Como fazem?

Primeiramente precisamos entender que todas as atividades que necessitam de regulação do governo (quase tudo) tem seus agentes fiscalizadores, alguns com mais contingente e outros com demandas apenas via web, mas vou citar os mais comuns:

  • Fiscal do trabalho: Tem como sua missão garantir que todas as legislações e tributos trabalhistas estão sendo seguidas pela empresa, e nesse seu trabalho englobam se a segurança do trabalho, isso significa que devem verificar inclusive se as condições de trabalho são seguras e os funcionários dispõe de equipamento de segurança e ferramentas adequadas para sua segurança.

  • Fiscal da prefeitura: este tem um sentido bem amplo, pois é dever da prefeitura fiscalizar várias áreas da esfera administrativa e de funcionamento das empresas, dentre algumas delas ISS (impostos sobre serviços), segurança sanitária, propagandas de rua, atuar juntamente com o corpo de bombeiros para a segurança predial, loteamento de áreas para determinadas atividades industriais e uso de solo e algumas outras possibilidades dependendo do município (turismo, proteção ambiental e etc). O mesmo fiscal não verifica tudo, a prefeitura tem fiscais para cada área, mas é muito comum eles andarem juntos em determinadas ações fiscais.

  • Fiscal de Rendas Estaduais ou ICMS: Primeiro pra quem não conhece o ICMS (Imposto de Circulação de Bens e Serviços) a Fazenda estadual cuida de toda a atividade de comércio e alguns serviços, tais como os transportes por exemplo, isso significa que, quando se tem essas atividades sua receita é tributada pelo estado que você se localiza. Isso também quer dizer que é ela quem vai fiscalizar se você está recolhendo de maneira correta, e se existe sonegação. Este fiscal pode entrar no estabelecimento e pedir para ver o estoque, mas não pode manipular o mesmo, a menos que haja um policial com ele e uma suspeita de algo ilícito.

 

  • Fiscal Federal e Imposto de Renda: Independente da sua atividade a união (ente federal) tem tributos a recolher, e também independente do seu regime tributário, mesmo que esteja no simples existem impostos federais lá na composição do valor da sua guia de recolhimento, esse fiscal é raro de se encontrar com diligências externas, geralmente a sua comunicação é via carta timbrada e sua atribuição é de ter certeza que se está recolhendo seus tributos federais de maneira correta e dando informações ao governo através de números contábeis que sejam fidedignas.

 

  • Fiscal do INSS: esse é responsável pela fiscalização dos recolhimentos junto a previdência social, que é um tributa baseado em mão de obra, seja ela dos empregados, autônomos, prestadores de serviços e até mesmo sócios e administradores das empresas. E garantir que todos os valores estão sendo direcionados de maneira correta e alocados nas contas específicas de cada pessoa.

  • CETESB: CETESB (SP) ou órgão ambiental, este é responsável por verificar se a sua atividade agride de alguma maneira o meio ambiente, é administrado pelo estado, e deve fazer verificações internas e do solo. Essa fiscalização é mais restrita a agentes químicos e industriais, mas existem outras aplicações em áreas específicas como comércio de produtos de limpeza que são reagentes ou tratamento de líquidos.

Esses acima são os mais comuns de se encontrar em diligências pelas empresas, e agora vamos falar um pouquinho de como deveria ser a conduta de um fiscal, até porque, por mais incrível que se pareça, ainda existem charlatões se passando por fiscais e aplicando golpes nas empresas e nos menos informados.

Antes de começar a discorrer um pouco sobre essas condutas normalmente praticadas, deixo um comentário simples, lembra de como comecei este texto? Quem não deve, não teme… pois é, se não houver nada grave ocorrendo, os procedimentos abaixo são amplamente observados, ou seja, não espere complacência do fiscal se seu funcionário está pendurado a 15 metros de altura sem nenhuma segurança alegando que isso é um simples “erro”, ou que está servindo comida que esteja estragado ou em um ambiente sem condições sanitárias adequadas.

Bom de posse do comentário acima, vamos lá:

Primeiramente, o fiscal costuma ser muito discreto, ele primeiro observa e depois se apresenta. O mesmo tem prerrogativa de verificar a sua operação, então ele pode verificar sua empresa, não as suas coisas, você pode restringi-lo de entrar em sua sala, mas não de verificar a sua atividade, como por exemplo, um fiscal do trabalho pode adentrar a empresa e verificar as condições que se encontram os trabalhadores, a sanitária pode entrar na cozinha para verificar a cozinha do seu estabelecimento, do ICMS pode pedir pra ver seu estoque ou nota fiscal de um produto que esteja em movimento (venda, chegada no estoque e etc). Mas se atente, se a empresa for na sua casa, ele não pode entrar sem mandato judicial.

Nessa hora é muito importante que você fique calmo e responda com cautela as perguntas feitas, pois como eles também lidam com empresas de todos os tipos, que cometem crimes e coisas graves, ele tem motivos de sobra para desconfiar de você, então, pense no que vai responder e o mais importante, você tem que ter base documental do que está respondendo, mas não se desespere para responder tudo, ele não precisa saber de nada detalhado na hora. Apenas o que é urgente, como por exemplo um funcionário sem EPI (equipamento de proteção individual) ou uma mercadoria chegando sem a devida nota fiscal.

Depois da verificação, que geralmente é rápida e superficial, é deixada uma notificação para que se apresente documentos relativos a fiscalização e um prazo para atender esse pedido.

É importante manter um com relacionamento com seu escritório de contabilidade para manter sempre tudo em dia, e em caso de fiscalização, ambos terem bases documentais para evitar problemas maiores.

Espero ter tirado muitos fantasmas da sua frente, procurei ser o mais tranquilo possível no assunto, se tiver alguma experiência que quiser comentar abaixo ou por e-mail vai ser muito interessante ouvir!

Somos um escritório de contabilidade em São Bernardo, mas que atendemos todas as regiões e nichos de mercado, estamos prontos para tirar qualquer dúvida que apareça.

Obrigado

Thiago Rodrigues