Os contadores e empresários sabem que ela existe, e que pode ajudar muito no processo de trabalho, mas muitos deles ainda têm uma resistência na hora de decidir investir ou não no armazenamento de notas fiscais na nuvem. Mas essa solução tem benefícios diversos para as empresas de todos os tamanhos, facilitando também a comunicação com a contabilidade, pois o compartilhamento dos documentos fiscais pode ser otimizado e muito mais ágil.
Mas e ai, o que é nuvem afinal?
O cloud computing, ou simplesmente a “nuvem” consiste em não precisar de infraestrutura física para a guarda das notas fiscais, ou seja não precisa de um servidor, um HD externo ou qualquer coisa do tipo para esse armazenamento. Sua conectividade é simplesmente com servidores na internet, muito mais seguros e estáveis.
A otimização de trabalho e tempo é um fator extremamente importante para o atual mercado competitivo e esse serviço ajuda em muito nesses fatores, a maior parte dos servidores em nuvem podem ser acessados de qualquer com qualquer dispositivo com acesso à internet.
Nós da Samá Contabilidade trabalhamos com um parceiro de armazenamento em nuvem chamado de Digitais-e e por esse motivo vamos listar aqui 5 motivos para investir no armazenamento de notas fiscais no cloud computing.
- Otimização da comunicação com a Contabilidade.
Esse é um ponto importante para nós como contabilidade, pois ele diminui a possibilidade de erros, pois quando você usa o serviço em nuvem não é só você que pode ter acesso as notas fiscais de qualquer lugar, mas sua contabilidade também, sem precisar de pen drive ou que alguém te envie essas notas, pois seu contador consegue ter acesso aos XMLs mesmo de longe, e assim otimiza o trabalho da sua equipe, podendo mandar os encargos de forma mais rápida e segura.
- Segurança no armazenamento.
Já que terminamos o tópico acima falando de segurança, vamos a mais esse ponto de extrema importância para sua empresa. Muitas empresas ainda imprimem as notas fiscais para enviar ao contador, isso demanda um gasto de dinheiro e tempo, nesse caminho corre-se o risco de perda de notas, fazendo com que o faturamento do mês não bata, e o contador tenha mais trabalho para o fechamento. Com a nuvem não existe esse problema, pois elas estarão guardas na internet, basta acessar e procurar a nota que necessita, otimizando mais uma vez tempo e principalmente diminuindo gastos. Isso torna o processo muito mais ágil, e a possibilidade de perda diminui de forma sustentável.
Os serviços de cloud sempre tem mais de um servido em localidades totalmente diferentes, muitas vezes até fora do país para garantir a segurança das informações da sua empresa.
- Acesso as notas ficais de qualquer lugar
O intuito de armazenar na nuvem é facilitar, certo? Então, hoje o mundo está focado na tela de celulares e tablet’s , sendo assim essa é uma grande vantagem, pois ter suas notas e XMls na nuvem te dão a possibilidade de acessá-los de qualquer lugar e com todos os tipos de dispositivos com internet. Por exemplo, você está em um cliente, e precisa de uma nota que o mesmo diz que saiu errada, você não precisa mais ligar para empresa ou para o contador, com internet, um login e senha, pronto, você resolveu o problema, mas uma vez otimizando tempo e trabalho.
Na “Era da Informação”, é de extrema importância ter os documentos ficais da sua empresa sempre á mãos, em qualquer lugar e a hora que precisar.
Muitos empresários ainda são resistentes e tem o hábito de enviar as notas ao contador por e-mail, em pen drive, mas e se você tem um problema no e-mail? ou perde o pen drive ? Com os servidores em nuvem você não passa por esse medo.
- Fiscalizações
Na verdade é aqui que a porca torce o rabo, porque os arquivos XMLs são as notas fiscais propriamente dita, o que se imprime são as DANFEs (Documento Auxiliar a Nota Fiscal Eletrônica). Se porventura algum fiscal aparecer na sua empresa, ele irá notificar para que se apresente as Notas Fiscais de um determinado período, e elas são justamente os arquivos XML. Vale lembrar que tem multa se não tiver esse XML. A guarda em nuvem é muito útil na guarda, segurança e acesso para fornecer ao Fiscal.
- Otimização do seu trabalho
Também acaba sendo uma consequência, pois com o tempo otimizado você e sua empresa podem focar em outras coisas, principalmente no crescimento da empresa, sem se preocupar com as notas ficais, que estarão bem guardadas e no fechamento de mês, seu contados precisara apenas acessar e efetuar o serviço.
Muitos gestores acham que o investimento é alto ou não é necessário, mas hoje do jeito que sua empresa armazena e envia as notas fiscais, os gastos não são maiores? Seja em valores ou em tempo dos seus funcionários.
Espero ter aberto um pouco o leque de possibilidades e benefícios que a nuvem pode trazer para sua empresa e lógico, para nós da contabilidade também.
Caio Jonathan
